Προς
τα μέλη της Επιτροπής Συντονισμού, και
τα μέλη των Ομάδων Εργασίας
της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΑΕΙ – ΤΕΙ
(βλ. Συνημμένο Πίνακα αποδεκτών)

ΘΕΜΑ: Ενημέρωση για την Πορεία του Έργου της Οριζόντιας Δράσης

Αγαπητοί Συνάδελφοι,

Σύμφωνα με τη Σύμβαση για την Οριζόντια Δράση Βιβλιοθηκών ΑΕΙ-ΤΕΙ έχουμε αναλάβει την υποχρέωση να προχωρήσουμε αρχικά μόνο στις μελέτες που προβλέπει το Παράρτημα Ι της Σύμβασης, έτσι ώστε με βάση τα αποτελέσματά τους να αναμορφώσουμε το Τεχνικό Δελτίο περί τον μήνα Δεκέμβριο. Για τον σκοπό αυτό, ύστερα από απόφαση της Επιτροπής Παρακολούθησης του Εργου (συνεδρίαση 19.06.1997), συστήθηκαν πέντε ομάδες εργασίας με τις συνθέσεις και το αντικείμενο εργασίας που εμφανίζονται στα συνημμένα έντυπα.

Στην ίδια συνεδρίαση της Επιτροπής Παρακολούθησης αποφασίστηκε όπως οι ομάδες αυτές εργασίας είναι όλες πενταμελείς, προκειμένου να μπορέσουν να ολοκληρώσουν το έργο τους με τον πλέον ευέλικτο τρόπο. Το έργο των ομάδων αυτών θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι το τέλος Νοεμβρίου με αρχές Δεκεμβρίου το αργότερο.

Οι αμοιβές των μελών κάθε ομάδας εργασίας δεν μπορεί να ξεπερνούν συνολικά τα 3.000.000 δρχ., όπως άλλωστε αναφέρεται στον προϋπολογισμό της Σύμβασης. Στο κονδύλι αυτό δεν συμπεριλαμβάνονται τα έξοδα πιθανών μετακινήσεων για τα οποία προβλέπεται ξεχωριστό κονδύλι στον προϋπολογισμό. Επίσης, στο παραπάνω κονδύλι δεν περιλαμβάνονται αμοιβές τυχόν εμπειρογνωμόνων από το εξωτερικό που θα επιθυμούσε κάποια ομάδα εργασίας να συμβουλευτεί. Στην περίπτωση αυτή, βέβαια, θα πρέπει να αιτηθεί αυτό εγγράφως από την Εκτελεστική Επιτροπή του Έργου, η οποία και έχει την ευθύνη της οικονομικής διαχείρισής του.

Στην ίδια ως άνω συνεδρίαση της Επιτροπής Παρακολούθησης επιβεβαιώθηκε προηγούμενη απόφαση, σύμφωνα με την οποία καθόλη τη διάρκεια εκπόνησης των μελετών όλες οι εκταμιεύσεις θα γίνονται από τον Ειδικό Λογαριασμό του Ε.Μ.Π. με βάση τα πρωτότυπα παραστατικά που θα κατατίθενται σε αυτόν από τους δικαιούχους. Προκειμένου να προχωρήσει η υλοποίηση της απόφασης αυτής, και για τη διευκόλυνση όλων των δικαιούχων από τα ΑΕΙ και ΤΕΙ της χώρας, η Εκτελεστική Επιτροπή Β’ ΚΠΣ του Ε.Μ.Π. αποφάσισε τα παρακάτω:

• Προκειμένου να μην επιβαρύνονται οι μετακινούμενοι με τα έξοδα αεροπορικών εισητηρίων και ξενοδοχείων, όλα τα αεροπορικά εισητήρια και οι κρατήσεις ξενοδοχείων θα γίνονται κεντρικά από ταξιδιωτικό πρακτορείο των Αθηνών. Οι μετακινούμενοι θα πρέπει επομένως να ειδοποιούν τηλεφωνικά ή με fax τον υπογράφοντα λίγες μέρες πριν το ταξίδι τους προκειμένου να γίνονται οι κατάλληλες κρατήσεις.

• Μετά το πέρας του ταξιδιού, οι μετακινούμενοι θα πρέπει να συμπληρώνουν στο συνημμένο έντυπο το ονοματεπώνυμό τους, το ταξίδι που έκαναν (π.χ. Ιωάννινα-Θεσσαλονίκη-Ιωάννινα), τα στοιχεία ταξιδιού (π.χ. συμμετοχή σε συνεδρίαση της ομάδας εργασίας για τα περιοδικά ή συμμετοχή σε συνεδρίαση της Επιτροπής Παρακολούθησης), και τις ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής, να υπογράφουν στη θέση του δικαιούχου και να ταχυδρομούν το συμπληρωμένο έντυπο, μαζί με το στέλεχος του αεροπορικού εισητηρίου τους, στον υπογράφοντα.

• Εάν το ταξίδι γίνει με τραίνο, λεωφορείο ή ΙΧ, τότε θα πρέπει να συμπληρώνονται επιπλέον η τιμή του εισητηρίου (αν πρόκειται για τραίνο ή λεωφορείο), το οποίο θα επισυνάπτεται, ή τα διανυθέντα χιλιόμετρα (αν πρόκειται για μετάβαση με ΙΧ). Στην τελευταία περίπτωση (μετάβαση με ΙΧ) στο ‘3. Συνέδρια – Διάφορα’ θα συμπληρώνονται επίσης τα έξοδα τυχόν διοδίων, οι αποδείξεις των οποίων επίσης θα επισυνάπτονται.

• Με βάση τα παραστατικά και το έντυπο εξοδολογίου ταξιδίου, στο οποίο θα συμπληρώνεται από το Γραφείο Στήριξης Β’ ΚΠΣ του Ε.Μ.Π. και η ημερήσια αποζημίωση που δικαιούστε, θα εκδίδεται επιταγή στο όνομα του δικαιούχου. Προκειμένου να αποφύγετε την ταλαιπωρία είσπραξης της επιταγής από τη Γραμματεία Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Ε.Μ.Π., σας προτείνω να με εξουσιοδοτήσετε να παραλαμβάνω εγώ τις επιταγές, τις οποίες και θα σας αποστέλλω ταχυδρομικά μαζί με το παραστατικό έκδοσής τους. Συνημμένα θα βρείτε και τυπικό έγγραφο εξουσιοδότησης.

Ελπίζω οι παραπάνω διευκρινίσεις να σας βοηθήσουν στο γραφειοκρατικό κομμάτι του έργου σας. Είμαι πάντα στη διάθεσή σας για οποιεσδήποτε διευκρινίσεις.

Τέλος, σας πληροφορώ ότι με το πέρας του έργου των ομάδων εργασίας, θα συγκληθεί κοινή συνεδρίαση της Επιτροπής Συντονισμού του Έργου μαζί με τα μέλη των Ομάδων Εργασίας, η οποία προτείνεται να ακολουθηθεί την επόμενη ημέρα από ανοικτή ημερίδα, προκειμένου να γίνει η ευρύτερη δυνατή ανταλλαγή απόψεων πριν την αναμόρφωση του Τεχνικού Δελτίου. Εκτιμάται ότι αυτό θα πραγματοποιηθεί περί τα μέσα Δεκεμβρίου.

ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

Β. Παπάζογλου
Καθηγητής Ε.Μ.Π.

(Λογότυπο οργανισμού στον οποίο εργάζεταο ο/η εξουσιοδοτών/ούσα)

Προς
τους Αντιπρυτάνεις ΑΕΙ / Αντιπροέδρους ΤΕΙ
Υπεύθυνους για το Β’ ΚΠΣ

Με την παράκληση όπως κοινοποιηθούν και στα:
Μέλη της Επιτροπής Συντονισμού
της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΑΕΙ – ΤΕΙ

ΘΕΜΑ: Οριζόντια Δράση Βιβλιοθηκών / Διοργάνωση Ημερίδας

Σε συνέχεια του προηγούμενου με ημερομηνία 19.11.1997 εγγράφου, θα ήθελα να σας ενημερώσω σχετικά με τον προγραμματισμό ενεργειών στα πλαίσια της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών.

1. Οι πέντε ομάδες εργασίας οι οποίες έχουν επιφορτιστεί με τη διενέργεια των αρχικών μελετών στα πλαίσια του έργου, αναμένεται να παραδόσουν τις τελικές τους εκθέσεις έως την 15η Δεκεμβρίου ε.ε. Προκειμένου να γίνουν γνωστά τα αποτελέσματα των μελετών αυτών και να σχολιασθούν από όλα τα εμπλεκόμενα μέλη της Ακαδημαϊκής και Βιβλιοθηκονομικής κοινότητας, έχει προγραμματιστεί ημερίδα για την Πέμπτη 18 Δεκεμβρίου στο Πανεπιστήμιο Πειραιά, σύμφωνα με το συνημμένο πρόγραμμα. Στην ημερίδα αυτή, στην οποία η παρουσία και των 32 μελών της Επιτροπής Συντονισμού του έργου θεωρείται απαραίτητη, προσκαλούνται να παραστούν και όλα εκείνα τα μέλη της Πανεπιστημιακής Κοινότητας και των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών που εμπλέκονται στο έργο της Βιβλιοθήκης κάθε Ιδρύματος.

2. Προκειμένου οι συμμετέχοντες στην ημερίδα αυτή να είναι πλήρως και ταχέως ενημερωμένοι για τα αποτελέσματα των μελετών, θα παρακαλούσα όπως όλα τα μέλη της Επιτροπής Συντονισμού του έργου μου αποστείλουν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (στο papazog@deslab.ntua.gr) την ηλεκτρονική τους διεύθυνση (e-mail address), προς την οποία θα σας αποστέλλω ηλεκτρονικά (ως WORD 6 ή σε μορφή ASCII, παρακαλώ επιλέξατε) τις μελέτες μόλις παραδίδονται. Ακολούθως, τα μέλη της Επιτροπής Συντονισμού παρακαλούνται όπως παραδίδουν φωτοαντίγραφα των μελετών αυτών σε όσους πιστεύεται ότι μπορούν να εκφράσουν απόψεις επί αυτών. Εν τω μεταξύ γίνεται προσπάθεια και για τη δημιουργία σελίδας WWW για την οριζόντια δράση στη διεύθυνση του Ε.Μ.Π. (www.ntua.gr), όπου θα υπάρχουν χρήσιμες πληροφορίες. Ελπίζουμε η σελίδα αυτή να είναι έτοιμη περί την 10η Δεκεμβρίου.

3. Η ημερίδα θα ακολουθηθεί την επόμενη ημέρα, Παρασκευή 19 Δεκεμβρίου, από συνάντηση της Επιτροπής Συντονισμού του έργου στην Πολυτεχνειούπολη Ζωγράφου, σύμφωνα με τη συνημμένη ημερήσια διάταξη. Η συνάντηση αυτή θεωρείται πολύ σημαντική, διότι σε αυτή θα παρθούν αποφάσεις για τον τρόπο συνέχισης του έργου, μέσω της αναμόρφωση του Τεχνικού Δελτίου, σύμφωνα και με την υπόδειξη του ΥπΕΠΘ.

4. Για την αναμόρφωση του Τεχνικού Δελτίου του έργου θα ληφθούν υπόψη όχι μόνο τα αποτελέσματα των μελετών και τα πορίσματα της ημερίδας, αλλά και οι επιθυμίες όλων των συμμετεχόντων Ιδρυμάτων. Για τον σκοπό αυτό, παρακαλούνται όλα τα μέλη της Επιτροπής Συντονισμού όπως παραστούν κατά τη διάρκεια και των δύο ημερών, προκειμένου να είναι σε θέση να αποστείλουν συγκεκριμένες προτάσεις έως την Τρίτη 30 Δεκεμβρίου. Οι προτάσεις αυτές, οι οποίες θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την οριζόντια φύση του έργου, τον συνολικό προϋπολογισμό του και το γεγονός ότι συμμετέχουν 32 Ιδρύματα, θα πρέπει να περιλαμβάνουν συγκεκριμένες ενέργειες, τις ανάγκες που αυτές ικανοποιούν στα πλαίσια της οριζόντιας δράσης, καθώς και χρονοδιάγραμμα, παραδοτέα και αναλυτική κοστολόγηση για κάθε μία από αυτές. Σημειώνεται, ότι λόγω του επείγοντος του όλου εγχειρήματος, η παραπάνω προθεσμία δεν μπορεί να παραταθεί, οπότε όσα Ιδρύματα δεν μπορέσουν να ανταποκριθούν, θα συμπεριληφθούν σε επόμενη αναμόρφωση του Τεχνικού Δελτίου, εφόσον υπάρξουν αδιάθετα κονδύλια.

5. Το αναμορφωμένο Τεχνικό Δελτίο προτείνεται όπως συνταχθεί με ευθύνη της τριμελούς Εκτελεστικής Επιτροπής και εγκριθεί πριν την κατάθεσή του στο ΥπΕΠΘ από την ενδεκαμελή Επιτροπή Παρακολούθησης. Για την υλοποίηση των ενεργειών αυτών θα πρέπει να υπάρξει απόφαση της Επιτροπής Συντονισμού κατά τη συνεδρίαση της 19/12/1997.

6. Τέλος σας υπενθυμίζεται ότι για τις μετακινήσεις και τη διαμονή των μελών της Επιτροπής Συντονισμού του έργου μπορείτε να έρχεστε σε επαφή με τον υπογράφοντα, σύμφωνα με τη διαδικασία του από 19/11/1997 εγγράφου.

ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

Β. Παπάζογλου
Καθηγητής Ε.Μ.Π.