ΕΠΕΑΕΚ

Ενέργεια: Βιβλιοθήκες

ΕΡΓΟ: Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης

Δράση 3

ΟΡΘΟΛΟΓΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ΣΥΛΛΟΓΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ ΠΕΡΙΟΔΙΚΩΝ ΤΩΝ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ

Εκθεση ομάδας εργασίας

Σύνδεσμος Ομάδας εργασίας-επιτροπής Οριζόντιας Δράσης

Γεώργιος Ζάχος (Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων)

Μέλη ομάδας εργασίας

Κλωντίνη Ξενίδου-Δέρβου (Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης)

Μαρίνα Κορφιάτη (Πανεπιστήμιο Πατρών)

Μαρία Λεκιδου (Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης)

Φίλιππος Τσιμπόγλου (Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης)

Αννα Φράγκου (Πανεπιστήμιο Μακεδονίας)

Θεσσαλονίκη

Δεκέμβριος 1997

Στο πλαίσιο του ΕΠΕΑΕΚ του ΥΠΕΠΘ, σύμφωνα με την Σύμβαση για την Οριζόντια Δράση Βιβλιοθηκών ΑΕΙ - ΤΕΙ και μετά από απόφαση της Επιτροπής Παρακολούθησης του Εργου, συστήθηκε τον Οκτώβριο 1997 η «Ομάδα Εργασίας για τα Περιοδικά» μαζί με άλλες 4 ομάδες εργασίας.

Αντικείμενο του έργου της «Ομάδα Εργασίας για τα Περιοδικά» ήταν :

1. Να προτείνει μεθοδολογία υλοποίησης της Δράσης «Ορθολογική Ανάπτυξη των Συλλογών Επιστημονικών Περιοδικών των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών» με βάση την υπάρχουσα ελληνική και διεθνή βιβλιογραφία και τις πρακτικές που εφάρμοσαν και εφαρμόζουν άλλες χώρες και ιδιαίτερα της Ευρωπαϊκής Ενωσης Η μεθοδολογία πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στις βιβλιοθήκες να καταγράφουν τις ικανότητες των συλλογών τους και των τρεχουσών αποκτήσεων σε θεματική βάση, σε μια τυποποιημένη ποσοτική και ποιοτική μορφή και να προσφέρει εργαλεία υποβοήθησης στη λήψη κάθε απόφασης διακοπής ή έναρξης συνδρομής

2. Να αποτιμήσει την υπάρχουσα κατάσταση. Για το σκοπό αυτό να συνεργαστεί μα το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και να παρουσιάσει την υποδομή που υπάρχει σε εξοπλισμό, βάσεις δεδομένων, διαδικασίες, νομικά κ.λ.π. ζητήματα που πρέπει να λυθούν για την υλοποίηση της δράσης. Να προτείνει λύσεις.

3. Να παρουσιάσει όλα τα οργανωτικά, διαδικαστικά, νομικά κ.λ.π. ζητήματα που πρέπει να λυθούν για την υλοποίηση της δράσης. Να προτείνει λύσεις.

4. Να συντάξει ερωτηματολόγιο συλλογής στοιχείων και να προτείνει διαδικασίες συλλογής:

• Για τις συνδρομές των περιοδικών
• Το κόστος των συνδρομών
• Τις πολιτικές ανάπτυξης των συλλογών περιοδικών όπως εφαρμόζονται στα ΑΕΙ και ΤΕΙ. Να περιγράψει το ρόλο, τις διαδικασίες και τα μέσα που απαιτούνται για την οργάνωση και λειτουργία της μονάδας Δικτύου και Στατιστικής Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών.

Να παρουσιάσει κάθε θέμα που κατά την άποψη της πρέπει να ληφθεί υπόψη στην υλοποίηση της δράσης σύμφωνα με τα αρχικώς προβλεπόμενα στο Τεχνικό Δελτίο του Εργου της Οριζόντιας Δράσης που αναφέρονται στην εν λόγω δράση.

Οι ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες γίνονται μάρτυρες καθημερινών και συνεχών εξελίξεων στον τομέα των νέων τεχνολογιών πληροφόρησης και των τηλεπικοινωνιών. Οι εξελίξεις αυτές επηρρεάζουν, εκτός των άλλων, τον τρόπο λειτουργίας των βιβλιοθηκών αλλά και το ρόλο που καλούνται να διαδραματίσουν στο παρόν μεταβατικό στάδιο, ώστε να ανταποκριθούν στην αποστολή τους. Πιο συγκεκριμένα παρατηρείται διεθνώς:

1. Συνεχώς αυξανόμενη διεθνής εκδοτική παραγωγή
2. Ραγδαία αύξηση των τιμών των περιοδικών
3. Στασιμότητα ή/και μείωση των διατιθέμενων κονδυλίων για την συντήρηση των συλλογών

Η μέχρι τώρα κατάσταση χαρακτηρίζεται εν γένει από έλλειψη συστηματικής και οργανωμένης συνεργασίας μεταξύ των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών, σε διάφορα επίπεδα. Το γεγονός αυτό καθιστά τα προβλήματα εντονότερα. Η ίδια ωστόσο κατάσταση ακριβώς επειδή επιδέχεται βελτιώσεων, δημιουργεί τα περιθώρια μερικής αντιμετώπισης των υφισταμένων προβλημάτων.

Σκοπός της δράσης 3, του παρόντος έργου, είναι ο καθορισμός προϋποθέσεων για τη διαμόρφωση Εθνικής Πολιτικής Ανάπτυξης των Συλλογών Επιστημονικών Περιοδικών στα ΑΕΙ/ΤΕΙ.

Η «Ομάδα Εργασίας για τα Περιοδικά» στα πλαίσια της αποστολής της:

Η «Ομάδα Εργασίας για τα Περιοδικά» στα πλαίσια του έργου της ακολούθησε την παρακάτω μεθοδολογία:

7. Διαμόρφωση υποδειγμάτων

Στις επόμενες παραγράφους, αλλά και στα παραρτήματα του εν λόγω κεφαλαίου, η παρουσίαση των δεδομένων, που αφορούν τις βιβλιοθήκες των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων, ακολουθείται, κατά κανόνα, από αντίστοιχα δεδομένα που αναφέρονται στο σύνολο των βιβλιοθηκών που περιλαμβάνονται στο Συλλογικό Κατάλογο Περιοδικών, (δηλαδή σχεδόν στο σύνολο της Συνολικής Εθνικής Συλλογής Περιοδικών.) Ο τρόπος αυτός της παρουσίασης δίνει τη δυνατότητα να εκτιμηθεί το ειδικό βάρος των συλλογών των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών σε σύγκριση με αυτό της Συνολικής Εθνικής Συλλογής.

Στο παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται ποσοτικά στοιχεία της (συνολικής) συλλογής των Ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών σε σύγκριση και σε ποσοστό της Εθνικής Συλλογής. Τα συμπεράσματα από μία πρώτη σύγκριση είναι:

1. Οι μισές περίπου (αριθμητικά) βιβλιοθήκες του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών είναι Ακαδημαϊκές.
2. Οι μισές περίπου συνδρομές της Εθνικής Συλλογής προέρχονται από τις βιβλιοθήκες των Ακαδημαϊκών ιδρυμάτων
3. Το πλήθος των τίτλων των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών αποτελεί το 64% των τίτλων της Εθνικής Συλλογής (μεγαλύτερη διαπορά τίτλων και καλύτερη σύνθεση σε σχέση με την Εθνική).
4. Το ποσοστό στους μοναδικούς τίτλους είναι αρκετά χαμηλό. Μόνο το 39,8% της μοναδικότητας προέρχεται από Ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες. Αυτό σημαίνει ότι το 61,2% των τίτλων που περιλαμβάνονται στην Ακαδημαϊκή συλλογή μπορεί να εντοπιστεί και σε άλλες βιβλιοθήκες εκτός Ακαδημαίκών.
5. Ωστόσο εντός των Ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών ο συντελεστής επικάλυψης είναι μικρότερος του αντίστοιχου της Εθνικής Συλλογής. Ενώ δηλαδή στο πλαίσο της Εθνικής συλλογής κάθε τίτλος πληρώνεται 2,54 φορές, στις Ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες πληρώνεται 2 φορές.

Η δημιουργία του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών ξεκίνησε το 1983 και αποτέλεσε την πρώτη online βάση δεδομένων του ΕΚΤ. Δημιουργήθηκε για να καλύψει την ανάγκη εξασφάλισης του δεύτερου κρίκου της πληροφοριακής αλυσίδας, να λειτουργήσει ως εργαλείο εντοπισμού του πρωτογενούς υλικού σε Ελληνικές βιβλιοθήκες. Στις επόμενες εικόνες παρουσιάζονται: ενα τυπικό δείγμα της βάσης δεδομένων του Συλλογικός Κατάλογος Περιοδικών και ένα δείγμα του καταλόγου των βιβλιοθηκών όπως εμφανίζονται στον ΕΡΜΗ..

NS : 01629

JT : JAMA. THE JOURNAL OF THE AMERICAN MEDICAL ASSOCIATION

ABR : JAM JOU AME MED

ISSN : 0098-7484

LA : ΑΓΓΛΙΚΑ

CS : THE AMERICAN MEDICAL ASSOCIATION

CY : ΗΠΑ

NL : 033

DSC : ΝΟΣ ΠΑΙΔ Α ΚΥΡ (1960) - ( ) ΕΛ

DSC : *ΕΙΕ 0166(1958) - ( ) ΕΛ

DSC : *ΕΚΕΦΕ ΔΗΜΟΚΡ 0166(1958) - 0171(1959) ΠΛ

DSC : ΝΟΣ ΕΥΑΓΓΕΛ 0251(1984) - ( ) ΠΛ

. . . .

ENR : 113

LABR : ΠΑΝ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ

SUPPL : PANMAK

NM1 : ΦΡΑΓΚΟΥ - ΜΠΑΤΣΙΟΥ ΑΝΝΑ

ADR : ΕΓΝΑΤΙΑ 156

CI : ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ

ZP : 540 06

TEL1 : 031-891752-3

FAX : 031-857794

NET : *ΠΑΝ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ

NM3 : ΠΑΤΡΑΓΚΟΥ ΓΙΩΤΑ

Η αναπτυσσόμενη λειτουργία του Δικτύου:

• Δημιουργεί την απαραίτητη υποδομή για εντατικότερη αξιοποίηση της Εθνικής Συλλογής Περιοδικών.
• “Επιβάλλει” τη συνεργασία μεταξύ βιβλιοθηκών διαφορετικών διοικητικών και θεσμικών κατηγοριών.
• Επιτρέπει στις βιβλιοθήκες-μέλη (παρόντα και μελλοντικά) να προχωρήσουν σε ορθολογική αναδιάρθρωση της Εθνικής Συλλογής περιοδικών.

Κατά την διάρκεια της εκτέλεσης του έργου θα γίνει επεξεργασία των δεδομένων που κρατούνται στον διαθέτη του ΕΚΤ και αφορούν την συμμετοχή των βιβλιοθηκών ΑΕΙ-ΤΕΙ στην λειτουργία του δικτύου. Η επεξεργασία των δεδομένων που αφορά την μέχρι τώρα συμμετοχή των βιβλιοθηκών των ΑΕΙ-ΤΕΙ, μπορεί να δώσει μία σφαιρική εικόνα για τις υπάρχουσες δυνατότητες αλλά και τις αδυναμίες των επιμέρους βιβλιοθηκών. Θα αναδείξει την εξάρτηση από και με τα υπόλοιπα μέλη του δικτύου ώστε να καταστεί δυνατή συνεργασία όχι μόνο στο πλαίσιο των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών αλλά σε διατομεακό επίπεδο (Νοσοκομειακές, ερευνητικές, τραπεζών, ειδικές κλπ.).

Τα δεδομένα των προηγούμενων πινάκων αποτελούν παράπλευρο προϊόν της ανάπτυξης και ενημέρωσης του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών από το ΕΚΤ. Κρίνεται σκόπιμο η συγκέντρωση και εξαγωγή αυτού του είδους των δεδομένων να προκύπτει ως προϊόν διαδικασιών υποδομής, όπως αυτό της συνεχούς ενημέρωσης του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών, και όχι με την διαδικασία ερωτηματολογίων. Τα πλεονεκτήματα που χαρακτηρίζουν μια τέτοια διαδικασία είναι:

Θα πρέπει να σημειωθεί ωστόσο ότι η εν λόγω μεθοδολογία πρέπει να συνδυαστεί με σύνταξη και συμπλήρωση σε τακτική βάση (π.χ. ετήσια) ερωτηματολογίων για την συλλογή συμπληρωματικών στοιχείων που δεν προκύπτουν από την ενημέρωση του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών (π.χ. αριθμός και κατηγοριοποίηση χρηστών, απογραφή διαθέσιμου εξοπλισμού, λογισμικού, αριθμός απασχολουμένων κλπ.).

Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου θα πρέπει να διαχωριστούν τα επιμέρους στοιχεία που αφορούν τις βιβλιοθήκες των ΑΕΙ-ΤΕΙ από την υπόλοιπη εθνική συλλογή αλλά και να συμπεριληφθούν στον Συλλογικό Κατάλογο Περιοδικών οι συλλογές των ΑΕΙ-ΤΕΙ που δεν έχουν ακόμη συμπεριληφθεί. Το ΕΚΤ είναι έτοιμο να συμβάλει στην προσπάθεια αυτή επιταχύνοντας την ένταξη.

Προκύπτει επίσης η ανάγκη θεσμικής κατοχύρωσης και τυποποίησης των διαδικασιών σύμφωνα με υπάρχοντα πρότυπα ώστε να ολοκληρωθεί η αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης του Συλλογικού Καταλόγου Περιοδικών.

Με την απαραίτητη πρϋπόθεση ότι ο νόμος για τα Δικαιώματα Πνευματικής Ιδιοκτησίας θα αλλάξει σύντομα στη χώρα μας και θα επιτρέπει την θεμιτή χρήση της αναπαραγωγής και στις ψηφιακές εκδόσεις, με δεδομένη της χρηματοδότησης από την Ευρωπαϊκή Ενωση για τα επόμενα 2-3 χρόνια για απόκτηση ψηφιακών εκδόσεων, οι βιβλιοθήκες θα μπορέσουν παράλληλα με την αναδιάρθρωση των συλλογών των έντυπων εκδόσεων να αναπτύξουν μία ορθολογική συλλογή ψηφιακών εκδόσεων ή πρσβάσεων σε ψηφιακές πηγές.

Κάτω από αυτές τις συνθήκες, όχι μόνο η λειτουργία του Δικτύου Βιβλιοθηκών, αλλά και αυτή η καθημερινή αναπαραγωγή φωτοαντιγράφων για τις ανάγκες ακόμη και του προσωπικού της βιβλιοθήκης δεν είναι σύννομη. Θα πρέπει να τροποποιηθεί το σχετικό άρθρο άμεσα.

Το θέμα γίνεται μείζον ενόψη θεσμικών ρυθμίσεων σε επίπεδο Ευρωπαϊκής Ενωσης που αφορούν το ψηφιακό υλικό. Η προσπάθειες των βιβλιοθηκών σε διεθνές επίπεδο είναι να ισχύσει για τις ψηφιακές εκδόσεις, κατ’ αναλογία, ότι ισχύει ήδη για τις έντυπες. Ειναι επιβεβλημένο στην Ελλάδα να υιοθετηθεί και να θεσμοθετηθεί η δυνατότητα οι βιβλιοθήκες να είναι κέντρα διοχέτευης της γνώσης και των πληροφοριών.

Συνοψίζοντας, επισημαίνονται τα παρακάτω σημεία:

Η American Library Association, στον “Οδηγό για την Συνεργατική Ανάπτυξη Συλλογών” (Guide to Cooperative Collection Development) που εξέδοσε το 1994, αποδίδει με τον παρακάτω τρόπο την έννοια του όρου “Συνεργατική Ανάπτυξη Συλλογών”:

Η συνεργατική ανάπτυξη συλλογών αποτελεί μαζί με το διαδανεισμό τις δύο κατευθύνσεις της έννοιας της συνδιαχείρισης πηγών (resource sharing), που προσδιορίζεται ως η εκούσια δέσμευση δύο ή περισσότερων βιβλιοθηκών να μοιράζονται μεταξύ τους υλικό και πηγές πληροφόρησης.

Ο διαδανεισμός αφορά σε υφιστάμενο υλικό και πηγές, ενώ η συνεργατική ανάπτυξη συλλογών σε μελλοντικές προσκτήσεις υλικού και πηγών. Με το πέρασμα του χρόνου ο όρος “διαδανεισμός” διευρύνθηκε με αποτέλεσμα να περιλαμβάνει σήμερα και τη μεταφορά εγγράφων (document delivery) εφόσον ο δανεισμός των πρωτότυπων τεκμηρίων έχει αντικατασταθεί κατά μεγάλο μέρος του από τη δυνατότητα παραγωγής φωτοαντιγράφων, αποστολής τηλεομοιοτυπιών (fax) και την ηλεκτρονική μεταφορά αρχείων.

Η Liz Chapman, στην εισήγησή της στο 63ο Συνέδριο της lFLA, με τίτλο “Cooperative acquisitions: the Economic Aspects of Subject Cooperative Collection Development” διατυπώνει την άποψη ότι η συνεργασία στην ανάπτυξη των συλλογών, προέρχεται από την ιδέα του μοιράσματος που με βάση τις αρχές της οικονομικής επιστήμης λειτουργεί κάτω από τέσσερις μορφές που εμφανίζονται και στον κόσμο των βιβλιοθηκών:

1. Την ανταλλαγή σε είδος, με κύρια έκφρασή της το δανεισμό μεταξύ βιβλιοθηκών, δραστηριότητα που βασίζεται στην ιδέα του να βοηθούμε αυτούς που μας βοηθούν.
1. Την οικονομική συναλλαγή που εκφράζεται κυρίως με την απευθείας συνεισφορά για την αγορά/μίσθωση μιας υπηρεσίας με σκοπό την από κοινού χρήση της, π.χ. document delivery.
2. Την συνυπογραφή συμβολαίου με κάποιον κεντρικό οργανισμό ο οποίος θα προσφέρει με τη σειρά του υπηρεσίες σε κάποιους άλλους οργανισμούς. Στον κόσμο των βιβλιοθηκών η μορφή αυτή εστιάζεται κυρίως στη διάθεση υλικού σε βιβλιοθήκες του εξωτερικού και έχει συνήθως περιορισμένο πεδίο εφαρμογής.
3. Τις ατομικές συνεισφορές (με τη μορφή των φόρων) σε έναν κεντρικό οργανισμό ο οποίος στη συνέχεια τις αναδιανέμει υπό διαφορετικούς όρους για το κοινό καλό. Οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν αυτή τη μορφή μοιράσματος συνεισφέροντας πολλές φορές σε έναν κεντρικό οργανισμό ο οποίος με την αναδιανομή των συνεισφορών επιτυγχάνει την ευρύτερη κάλυψη κοινών αναγκών και την οφελιμότερη χρήση των κοινών πόρων.

Στον οδηγό της A.L.A. που αναφέρθηκε παραπάνω προσδιορίζονται οι ακόλουθες μορφές συνεργασίας στην ανάπτυξη συλλογών:

Ο G. Edward Evans στο βιβλίο του “Developing Library and Information Center Collections” παραθέτει τέσσερα θεωρητικά μοντέλα συνεργατικής δραστηριότητας τα οποία παίρνει από τον Michael Sinclair (A Typology of Library Cooperation) και τα αποδίδει με το δικό του τρόπο:

1. Το μοντέλο διμερούς ανταλλαγής (bilateral exchange model). Στο μοντέλο αυτό το υλικό ανταλλάσσεται μεταξύ δύο συμμετεχόντων βιβλιοθηκών. Το ύψος των συναλλαγών μετριέται συνήθως σε αναλογική βάση σύμφωνα με κάποια προσυμφωνημένη αξία (π.χ. ένα προς ένα, δύο προς ένα). Η συνδιαχείριση πηγών, ο αμοιβαίος δανεισμός και ο διαδανεισμός βασίζονται σε αυτό το μοντέλο.

Από τις αρχές της δεκαετίας του ΄90, με την υπέρογκη αύξηση της εκδοτικής παραγωγής, την πληθώρα των διαθέσιμων πηγών πληροφόρησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και την σταδιακή μείωση των οικονομικών πόρων, ο συντονισμός και η συνεργασία στην ανάπτυξη των συλλογών των βιβλιοθηκών διαγράφηκε ως η μόνη λύση για να επιτελέσουν το έργο τους και να καλύψουν τις ποικίλες ανάγκες (ερευνητικές, εκπαιδευτικές, πολιτιστικές, μορφωτικές) των χρηστών τους.

Οι προσπάθειες συνεργασίας μεταξύ βιβλιοθηκών χρονολογούνται πολύ πριν τη δεκαετία του ΄90. Μερικές εντοπίζονται στις αρχές του αιώνα μας μεταξύ βιβλιοθηκών που προσπάθησαν να δώσουν διέξοδο στην αυξημένη ανάγκη πρόσβασης σε περισσότερη πληροφόρηση την οποία οι ίδιες δε θα μπορούσαν ποτέ να προσφέρουν με τους δικούς τους πόρους. ΄Ετσι η δεκαετία του ΄90 δεν θα πρέπει να θεωρηθεί τόσο ως αφετηρία κάθε προσπάθειας για συνεργατική ανάπτυξη συλλογών μεταξύ βιβλιοθηκών, αλλά ως η χρονική στιγμή συνειδητοποιήσης του τετελεσμένου της ανικανότητας κάθε βιβλιοθήκης να ανταπεξέλθει μεμονωμένα στις ανάγκες του κοινού της και του απόλυτου της ανάγκης για συνεργασία, όχι μόνον στην πρόσβαση στο υλικό, αλλά και στην ίδια τη διαμόρφωση και ανάπτυξη των συλλογών.

Οι πρώτες απόπειρες εφαρμογής συνεργατικών σχημάτων στην ανάπτυξη των συλλογών σε εθνικό επίπεδο χρονολογούνται από τα μέσα περίπου του 20ου αιώνα. Οι απόπειρες αυτές είτε αφορούσαν στη δημιουργία κατανεμημένης εθνικά συλλογής και κάλυπταν κάθε μορφή υλικού, είτε εστίαζαν σε κάποιο συγκεκριμένο είδος υλικού (π.χ. περιοδικά), είτε αφορούσαν υλικό που εκδιδόταν σε μια ή περισσότερες ξένες χώρες ή υλικό που αφορούσε κάποια συγκεκριμένη γεωγραφική περιοχή που η πληρότητα της κάλυψής της σε εθνικό επίπεδο κρίνονταν για διάφορους λόγους απαραίτητη. Πολλά συνεργατικά σχήματα διαμορφώθηκαν σε Ευρώπη και Αμερική μετά τον 2ο Παγκόσμιο Πόλεμο με κύριο στόχο την τόνωση της έρευνας σε καιρούς εξαιρετικών οικονομικών δυσχεριών που επέβαλαν την εκμετάλλευση των διαθέσιμων πηγών και πόρων στο έπακρο. Πολλά από τα σχήματα αυτά απέτυχαν κυρίως γιατί την εποχή εκείνη έλειπε η διαθέσιμη σήμερα τεχνολογική υποδομή.

Από τις παλαιότερες προσπάθειες συνεργασίας στην ανάπτυξη συλλογών σε εθνικό επίπεδο θα πρέπει να αναφερθούν:

Παρά το υψηλό ποσοστό αποτυχίας πολλών εθνικών προσπαθειών, η ιδέα της συνεργασίας στην ανάπτυξη συλλογών δεν έσβησε ποτέ. Για τις ανάγκες αυτής της εργασίας εντοπίσθηκαν 20 περίπου κοινοπραξίες βιβλιοθηκών οι περισσότερες στις Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής. Λόγος δημιουργίας αυτών των κοινοπραξιών υπήρξε η προσπάθεια συνδιαχείρισης πηγών (resource sharing) και στόχος η βέλτιστη εκμετάλλευση των μειωμένων οικονομικών πόρων με σκοπό τη διατήρηση ή ακόμη και αύξηση των διαθέσιμων πηγών, την ανάπτυξη νέων υπηρεσιών προς τους χρήστες, την κάλυψη περισσότερων πληροφοριακών αναγκών, τη μεγιστοποίηση της χρήσης των τεχνολογικών εξελίξεων και την προετοιμασία για το μέλλον.

Σήμερα, στο κατώφλι του 2000, οι βιβλιοθήκες συνεχίζουν να αγωνίζονται για να επιτελέσουν το έργο τους μέσα από αντίξοες οικονομικές συνθήκες. Στις μέρες μας και με βάση την εμπειρία που αποκτήθηκε από τις προσπάθειες που έχουν ήδη κατά καιρούς καταβληθεί και την τεχνολογική εξέλιξη, η συνεργασία μεταξύ των βιβλιοθηκών φαίνεται να είναι τόσο εφικτή όσο και επιβεβλημένη. Εθνικά προγράμματα συνεργασίας για την εξασφάλιση της κατοχής ή/και της πρόσβασης σε μεγαλύτερο αριθμό πηγών υλοποιούνται σε όλα τα κράτη. Στις χώρες όπου υπάρχει προϊστορία συνεργατικών προσπαθειών, πολλά νέα σχήματα εμφανίζονται ως απόγονοι ή διάδοχοι των παλαιότερων σχημάτων.

Στις Η.Π.Α. οι βιβλιοθήκες των ιδρυμάτων που συμμετέχουν στην Committee on Institutional Cooperation έχουν εκπονήσει σχέδιο συνεργασίας στην ανάπτυξη των συλλογών τους έτσι ώστε με την είσοδο του 21ου αιώνα να μπορούν να προσφέρουν μια ενιαία βάση υπηρεσιών πληροφόρησης που θα περιλαμβάνει έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό, βάσεις δεδομένων και διάφορες άλλες υποστηρικτικές υπηρεσίες. Στο πρόγραμμα συνεργατικής ανάπτυξης συλλογών προβλέπεται να εφαρμοστεί ένας συνδυασμός μορφών κατανομής ευθυνών για τη συλλογή υλικού, που ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να είναι είτε θεματική, είτε γεωγραφική. Το πρόγραμμα βρίσκεται ακόμη υπό σχεδιασμό. ΄Εχουν εντοπισθεί συγκεκριμένες επιστήμες και γεωγραφικές περιοχές όπου θα ήταν πρόσφορη η συνεργασία και οι βιβλιογράφοι των βιβλιοθηκών συναντούνται σε τακτικά διαστήματα για να ερευνήσουν τις πιθανότητες υλοποίησής της που προς το παρόν επικεντρώνεται κυρίως σε θέματα ελέγχου των διακοπών των συνδρομών, πρόσβασης σε ηλεκτρονικές πηγές πληροφόρησης και δημιουργίας ενός ενιαίου ηλεκτρονικού καταλόγου του υλικού των βιβλιοθηκών μέσα από τον οποίο θα προσφέρεται και πρόσβαση σε ένα μεγάλο αριθμό ηλεκτρονικών περιοδικών καθώς και στο πλήρες κείμενο άλλων τεκμηρίων σε ηλεκτρονική μορφή.

Στις Η.Π.Α. και πάλι, στα πλαίσια του Association of American Universities Research Libraries Project, η Ομάδα Εργασίας για την Εθνική Στρατηγική Διαχείρισης της Επιστημονικής και Τεχνολογικής Πληροφόρησης (Task Force on a National Strategy for Managing Scientific and Technological Information) ανέλαβε να εξετάσει τις νέες προοπτικές για τη συλλογή και διάδοση της επιστημονικής και τεχνολογικής πληροφόρησης. Πιο συγκεκριμένα η Ομάδα Εργασίας ανέλαβε να μελετήσει την υλοποίηση ενός συστήματος διασύνδεσης βιβλιοθηκών που διαθέτουν συλλογές επιστημονικών και τεχνολογικών περιοδικών. Προϊόν της συνεργασίας των βιβλιοθηκών αυτών θα είναι μια εθνικά κατανεμημένη συλλογή σε έντυπη μορφή σε συνδυασμό με τη δυνατότητα πρόσβασης σε ηλεκτρονικό υλικό.

Στον Καναδά η στρατηγική για τη συντονισμένη συνδιαχείριση (sharing) των πληροφοριακών πηγών που εκπονήθηκε στα πλαίσια της CAN-LINKED INITIATIVE (CANadian Libraries’ Information Network: Knowledge and Education through Digitization) προτείνει τη συντονισμένη ανάπτυξη των συλλογών των βιβλιοθηκών της χώρας με κύριους στόχους μεταξύ άλλων: τη διατήρηση ενός αποδεκτού επιπέδου εθνικής αυτάρκειας στην κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών της χώρας, την ανάπτυξη διαδικασιών και πολιτικών για την οφελιμότερη χρήση όλων των καναδικών βιβλιοθηκών και τη διαμόρφωση κατάλληλου συστήματος βιβλιογραφικού ελέγχου για τον εντοπισμό, διάθεση και πρόσβαση στο υλικό των βιβλιοθηκών.

Τα οφέλη που αποδεδειγμένα προκύπτουν από τη συνεργασία στην ανάπτυξη των συλλογών είναι κατά κύριο λόγο η αύξηση των διαθέσιμων πηγών, η βελτίωση των προσφερόμενων υπηρεσιών και η μεγαλύτερη χρήση του υλικού. Τα οφέλη αυτά, αν και έμμεσα, είναι εξίσου σημαντικά με την άμεση εξοικονόμηση χρημάτων που ούτως ή άλλως είναι πρακτικά πολύ δύσκολο να επιτευχθεί σε δυναμικούς και συνεχώς μεταλλασσόμενους τομείς, όπως η έρευνα και η πληροφόρηση, που από τη φύση τους αποκλείουν τη σταστιμότητα.

Στη συνεργατική ανάπτυξη συλλογών έμφαση δίνεται κυρίως στη μείωση των επικαλύψεων που παρατηρούνται σε υλικό μειωμένης χρήσης και στη βελτίωση της πρόσβασης στο υλικό αυτό μέσω ταχύτατων μορφών μεταφοράς εγγράφων (document delivery). Παρόλ’ αυτά η διατήρηση κάποιου μικρού αριθμού επικαλύψεων, ακόμη και όταν πρόκειται για ακριβό υλικό, κρίνεται αναγκαία όταν η αυξημένη ζήτηση σε τοπικό επίπεδο το απαιτεί.

Η κάλυψη των τοπικών αναγκών πληροφόρησης συνεχίζει να είναι το πρώτο μέλημα κάθε βιβλιοθήκης που τώρα όμως πρέπει συγχρόνως να συνυπολογίζει και τις ευθύνες που απορρέουν από τη συμμετοχή της σε συνεργατικά σχήματα.

Η συνεργασία στην ανάπτυξη των συλλογών τίνει να αλλάξει ριζικά τον τρόπο αξιολόγησης των βιβλιοθηκών. Η ποσοτική προσέγγιση (μέγεθος συλλογής που εκφραζόταν από τον αριθμό των διαθέσιμων τόμων) που χαρακτήριζε μέχρι σήμερα τον τρόπο αξιολόγησης των βιβλιοθηκών αντικαθίσταται πλέον με την ποιοτική προσέγγιση και σχετίζεται κυρίως με τις προσφερόμενες υπηρεσίες πληροφόρησης, ενημέρωσης, δικτύωσης, πρόσβασης, διαδανεισμού, μεταφοράς εγγράφων κλπ.

Η παρατηρούμενη τάση διαρκούς επαναπροσδιορισμού της σχέσης κόστους-οφέλους μεταξύ των δαπανών για την έρευνα και την εκπαίδευση και των παραδοτέων τους, απαιτεί πλέον την συνεχή διαβεβαίωση από πλευράς των βιβλιοθηκών και των κέντρων πληροφόρησης, ότι γίνεται κάθε προσπάθεια για την κατά το μέγιστο δυνατό ορθολογικότερη εκμετάλλευση των διαθέσιμων πηγών και πόρων.

Η δημιουργία κοινοπραξιών βιβλιοθηκών (library consortia) αποτελεί κατά κοινή αποδοχή τον καλύτερο τρόπο οργάνωσης και εφαρμογής σχημάτων συνεργασίας στην ανάπτυξη των συλλογών. Η ύπαρξη μιας κεντρικής υπηρεσίας που θα συντονίζει και θα υποστηρίζει τεχνικά και διοικητικά τη συνεργατική προσπάθεια κρίνεται (και αποδεικνύεται από τη διεθνή πρακτική) απαραίτητη.

Η εθελοντική συμμετοχή στη συνεργατική προσπάθεια αποτελεί βασικό παράγοντα στην επιτυχία της. Κάνενα σχήμα συνεργασίας δεν μπορεί να επιτύχει εάν είναι άνωθεν επιβεβλημμένο. Η συνεργατική διάθεση των ατόμων που βρίσκονται στα κέντρα λήψης αποφάσεων των ενδιαφερόμενων ιδρυμάτων θεωρείται απαραίτητη, αρχής γενομένης από τα άτομα που βρίσκονται στα ανώτερα επίπεδα διοίκησης και συνεχίζοντας με τους υπεύθυνους των βιβλιοθηκών, το προσωπικό τους και τα μέλη του διδακτικού ή/και ερευνητικού προσωπικού των ιδρυμάτων.

Η εποχή μας είναι η πιο πρόσφορη για την εφαρμογή συνεργασίας των βιβλιοθηκών στην ανάπτυξη συλλογών τους. Οι εξελίξεις στην ψηφιακή τεχνολογία και στις επικοινωνίες καθιστούν πλέον δυνατή τη δικτύωση των βιβλιοθηκών και τη δημιουργία της εικονικής βιβλιοθήκης. Οι ηλεκτρονικές εκδόσεις και η δυνατότητα πρόσβασης σε απομακρυσμένες πηγές πληροφόρησης δίνουν νέο έναυσμα για συνεργασία και αποτελούν τη νέα έκφρασή της.

Σήμερα πολλοί αναρωτιούνται ποιά είναι η αξία της συνεργασίας στο έντυπο υλικό μια όλο και περισσότερα περιοδικά βγαίνουν και σε ηλεκτρονική μορφή. Οταν τα περιοδικά είναι σε ηλεκτρονική μορφή δεν εχει διαφορά στην πρόσβαση το ποιός έχει στην κατοχή του το περιοδικό. Σήμερα οι βιβλιοθήκες ανακαλύπτουν ότι η γνώση του τι υπάρχει σε ηλεκτρονική μορφή στην θεματική τους περιοχή, παρά οι συλλογές τους μπορεί να είναι η πιο πολύτιμη πηγή πληροφοριών που έχουν να μοιραστούν με άλλους.

Σε αντίθεση με τον παραδοσιακό τρόπο συνεργασίας σε συλλογές περιοδικών που παρουσιάζει προβλήματα σήμερα δημιουργούνται κάθε μέρα νέα σχήματα συνεργασίας μεταξύ των βιβλιοθηκών για πρόσβαση σε ηλεκτρονικές πηγές.. Γιατί όμως χρειάζεται συνεργασία στην πρόσβαση σε ηλεκτρονικά περιοδικά? Μερικά από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι βιβλιοθήκες που θέλουν να αποκτήσουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά περιοδικά είναι

Η κοστολόγηση--Ισως ενα απο τα ποιό μπερδεμένα και μερικές φορές εξοργιστικά φαινόμενα που αντιμετωπίζουν οι εκδότες και οι συνδρομητές τους είναι πως γίνεται η χρέωση των ηλεκτρονικών περιοδικών. Οι εκδότες εξερευνούν την αγορά για να δούν πως θα καλύψουν τα έσοδα που χάνουν απο τις έντυπες συνδρομές που συνέχεια ελαττώνονται. Εκείνο που μπερδεύει τις βιβλιοθήκες είναι οι διαφορετικοί αλγόριθμοι που χρησιμοποιούν οι διάφοροι εκδότες για την χρέωση και το ότι συνδέουν την τιμή αυτή με την έντυπη μορφή είτε κανείς την θέλει είτε όχι.. Μερικά παραδείγματα είναι

. Ο εκδοτικός οίκος John Hopkins University Press προσφέρει πρόσβαση στα ηλεκτρονικά του περιοδικά σε τιμή μικρότερη του εντύπου. Προσπαθώντας να είναι ευέλικτοι προσφέρουν διαφορετικά είδη συνδρομών σε ατομα, βιβλιοθήκες και συνεργατικά σχήματα βιβλιοθηκών.

. Ο εκδοτικός οίκος Institute of Physics δίνει δωρεάν πρόσβαση στα ηλεκτρονικά περιοδικά αν συνεχίζει κανείς την έντυπη συνδρομή.

. Ο εκδοτικός οίκος Academic Press προσφέρει και τους 176 τίτλους σε συνεργατικά σχήματα βιβλιοθηκών αν διατηρήσουν τις έντυπες συνδρομές που εχουν ήδη με τον οικο, και καταβάλλοντας 10% επιπλέον στο σύνολο των συνδρομών που έχουν ήδη αποκτούν πρόσβαση σε ολα τα περιοδικά του Academic Press.

Ασφάλεια--Ενα απο τα θέματα που απασχολούν τους εκδότες είναι πως να παρέχουν πλήρη πρόσβαση στα ηλεκτρονικά περιοδικά στο δικτυο μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Οι δυο πιο συνηθισμένες μέθοδοι είναι με κωδικούς πρόσβασης (passwordς) (εύκολη λύση για συνδρομητές που είναι άτομα όχι όμως για τα ιδρύματα) ή βάζουν όριο το domain στο Internet, έτσι μόνο χρήστες απο ένα συγκεκριμένο ίδρυμα έχουν πρόσβαση απο το domain του ιδρύματος.

Εμφάνιση της ηλεκτρονικής σελίδας (Electronic page layout)—Ενα καλά φορμαρισμένο έντυπο περιοδικό μπορεί να έχει καλή μορφή σε ηλεκτρονικό περιβάλλον, μπορεί όμως και όχι. Επιπλέον η online πρόσβαση δίνει ήδη την δυνατότητα στους εκδότες να κάνουν πράγματα που δεν είναι δυνατά στο έντυπο, όπως αλληλεπιδραστικές διασυνδέσεις (interactive hyperlinks) σε συγγενείς πηγές, συνδέσεις με μια ποικιλία πολυμέσων (ήχος, γραφικά, βίντεο, κείμενο, 3D) συνδέσεις σε υπηρεσίες ευρετηριάσεων και επιτομών (indexing/abstracting services), και συνδέσεις απο υποσημειώσεις σε σχετικές δημοσιεύσεις. Τα περιοδικά που έχουν πολύπλοκες μαθηματικές εξισώσεις, ειδικούς χαρακτήρες ή εικόνες μερικές φορές σκανάρωνται (και προσφέρονται σε Adobe Acrobat’s Portable Data Format-PDF-ή σαν .gif, .jpeg ή αλλιώς) με την σελίδα να μοιάζει με την τυπωμένη έκδοση.

Πνευματικά δικαιώματα--Τα θέματα που περιβάλλουν τα πνευματικά δικαιώματα και το ηλεκτρονικά υλικό είναι πολύ μπερδεμένα με βάση τους ισχύοντες νόμους. Λόγω της απουσίας ξεκάθαρης νομοθεσίας επί του θέματος οι βιβλιοθήκες υπογράφουν άδειες πρόσβασης (licenses) με κάθε εκδότη που καθορίζει τι είδους πρόσβαση θα εχουν οι χρήστες τους. Ετσι είναι απαραίτητο να έχουν γνώση ενός αρκετά πολύπλοκου θέματος πριν εμπλακούν σε υπογραφές συμβολαίων.

Δυνατότητα πρόσβασης σε παλιότερες χρονιές (Backfile availability)—Οι βιβλιοθήκες κατά παράδοση παίζουν ρόλο φύλαξης αρχείων, αγοράζοντας και φυλάσσοντας περιοδικά για μακρόχρονη χρήση. Ποιός θα αναλάβει αυτό τον ρόλο στην ηλεκτρονική εποχή; Οι εκδότες ή οι διαμεσολαβητές (aggregators) μπορούν να παίξουν αυτό το ρόλο για τους τίτλους που προσφέρουν, αλλά αν χρεωκοπήσουν ή συνενωθούν με άλλες εταιρείες θα εξακολουθήσουν να προσφέρουν πρόσβαση στα ηλεκτρονικά περιοδικά; Μια και οι περισσότεροι εκδότες θέλουν να προσφέρουν το υλικό που χρησιμοποιείται περισσότερο, και δεδομένου του υψηλού κόστους φύλαξης μεγάλων αρχείων online, μήπως το παλιότερο υλικό που χρησιμοποιείται λιγότερο πάψει κάποια στιγμή να παρέχεται online; Υπάρχουν αρκετές πιθανές λύσεις σε αυτό το πρόβλημα. Ηδη η OCLC Electronic Collections Online δεσμεύτηκε να παρέχει συνεχή φύλαξη στους τίτλους που προσφέρει και σε περίπτωση που για οποιδήποτε λόγo αδυνατεί να συνεχίσει, έχει κάνει συμφωνίες με τους εκδότες να δώσει τα αρχεία σε συνεργαζόμενες βιβλιοθήκης σε μορφή που θα είναι αποδεκτή εκείνη την εποχή.

Αξιοπιστία και διαθεσιμότητα της πληροφορίας (Reliability and Accesibility of Data)—Η κίνηση στο Internet λόγω του όγκου των πληροφοριών δεν είναι πάντα η ίδια. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα όταν προσπαθεί κανείς να αποκτήσει πρόσβαση σε κάποιο server στο δίκτυο. Για περιοδικά με μεγάλη χρήση, θα πρέπει να διαμοιρασθούν σε διαφορετικούς servers που βρίσκονται σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές ανα τον κόσμο.

Πολλοί θεωρούν ότι ακόμη δεν υπαρχουν αρκετά περιοδικά σε ηλεκτρονική μορφή οπότε δεν αξίζει τον κόπο όλη η διαδικασία πρόσβασης σε αυτά. Παρακάτω παρατίθενται περιληπτικά παραδείγματα ηλεκτρονικών περιοδικών που παρέχονται από εκδότες.

Project Muse (http://muse.jhu.edu/). Ειναι μια συνεργασία του John Hopkins University Press και της βιβλιοθήκης Milton S. Eisenhower, που προσφέρει πρόσβαση σε 40 περιοδικά που εκδίδονται απο τον εκδοτικό οίκο.

Highwire Press (http:/highwire.stanford.edu). Ειναι συνεργασία μεταξύ των βιβλιοθηκών του Stanford University και των Academic Information Resources. O εκδοτικός οίκος Highwire εκδίδει απο τις αρχές του 1997 σε ηλεκτρονική μορφή περιοδικά όπως Journal of Experimental Medicine, Science Magazine, Pediatrics, Journal Watch, Journal of Clinical Investigation, Journal of Neuroscience and Journal of Biological Chemistry. Αλλοι 12 τίτλοι θα ακολουθήσουν σύντομα.

Elservier Press (http://www.elsevier.com) Ο εκδοτικός οίκος αυτός παρέχει και τα 1100 περιοδικά του σε ηλεκτρονική μορφή. Πρόσφατα συνενώθηκε με τον οίκο Kluwer Academic Press και αποτελεί πλέον ένα εκδοτικό γίγαντα με αρκετά απο τα πιο ακριβά περιοδικά που δημοσιεύονται.

Εκτός από τους παραπάνω υπάρχουν και αρκετές εταιρείες που παρέχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά περιοδικά ενός μεγάλου αριθμού εκδοτών. Τέτοιες είναι:

OCLC Electronic Collections online

Blackwell's Electronic Journal Navigator,

The JSTOR Project ( http://jstor.umdl.umich.edu/ ),

Συνημμένα παρατίθεται ένας κατάλογος με ηλεκτρονικές πηγές, σε διάφορες χώρες στις οποίες εχουν πρόσβαση consortia στις ΗΠΑ.

Για τη διαμόρφωση σχεδίου συνεργατικής ανάπτυξης συλλογών έντυπων περιοδικών μεταξύ των ελληνικών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών θεωρήθηκε απαραίτητη η όσο το δυνατόν διεξοδικότερη μελέτη παρόμοιων σχεδίων, η μελέτη στρατηγικών που ακολουθήθηκαν και ο εντοπισμός των προβλημάτων που ενέκυψαν κατά την εφαρμογή τους.

Η έρευνα στη βιβλιογραφία είχε σαν σκοπό την εξεύρεση στρατηγικών που ακολουθήθηκαν για την εφαρμογή προγραμμάτων συνεργασίας στα περιοδικά. Παρά τον εντοπισμό αρκετά μεγάλου αριθμού συνεργατικών σχημάτων, οι αναφορές σε θέματα στρατηγικής και διαδικασιών ήταν σπάνιες.

Ετσι στις περιπτώσεις όπου από μια ιστοσελίδα κοινοπραξίας φαινόταν ότι λειτουργούσε πρόγραμμα συνεργασίας στην ανάπτυξη συλλογών χωρίς όμως να δίνονται ικανοποιητικές πληροφορίες για τις μεθόδους εφαρμογής του, επιχειρήθηκε επικοινωνία με τα αρμόδια άτομα της κοινοπραξίας για συγκέντρωση περισσότερων στοιχείων. Σε ηλεκτρονικό μήνυμα που στάλθηκε σε τρεις διαφορετικές διευθύνσεις δόθηκαν δύο απαντήσεις που επισυνάπτονται στο Παράρτημα αυτού του κεφαλαίου.

Στο ίδιο Παράρτημα επισυνάπτονται και:

• Οκτώ (8) περιγραφές στρατηγικής που ακολουθήθηκε σε ισάριθμα συνεργατικά σχήματα:

και

• Περιγραφές δύο (2) μεθόδων αξιολόγησης συλλογών εκτός αυτής του WLN Conspectus που περιγράφεται σε αυτό το κεφάλαιο:

Το παρακάτω σχέδιο εκπονήθηκε ύστερα από μελέτη ανάλογων συνεργατικών σχημάτων που εντοπίστηκαν από την έρευνα στη διεθνή βιβλιογραφία όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Για τη διαμόρφωση του σχεδίου λήφθηκαν υπόψη οι ιδιαιτερότητες που παρουσιάζουν οι ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες. Οι ιδιαιτερότητες αυτές, είτε περιγράφηκαν ως προσωπικές εμπειρίες από τα μέλη της Ομάδας Εργασίας, είτε ήταν γνώριμες από τη μέχρι τώρα επαφή με την καθημερινή πραγματικότητα του κόσμου των ελληνικών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών.

Υστερα από τη μελέτη της διεθνούς πρακτικής, αλλά και κατά τη διάρκεια των προσπαθειών διαμόρφωσης ενός ελληνικού σχεδίου συνεργασίας στις συλλογές των έντυπων περιοδικών, διαπιστώθηκε ότι αρχική προϋπόθεση για την εφαρμογή προγράμματος συνεργασίας στην ανάπτυξη των συλλογών των έντυπων περιοδικών είναι η λεπτομερής και αναλυτική καταγραφή των συλλογών όλων των ελληνικών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών για την αποκόμιση στοιχείων όπως:

• μέγεθος (αριθμός τίτλων) των συλλογών ανά βιβλιοθήκη και θεματική κατηγορία,
• χρονική κάλυψη των συνδρομών,
• αριθμός και ποσοστό επικαλύψεων,
• κενά που παρουσιάζονται τόσο στη θεματική, όσο και στη χρονική κάλυψη κ.ά.

Η επιστημονική προσέγγιση της μεθοδολογίας για τη διαχείριση και ανάπτυξη των συλλογών των βιβλιοθηκών είναι σχετικά πρόσφατη. Πρώτη η A.L.A. εξέδωσε το 1977 τις “Οδηγίες για τη Διαμόρφωση Πολιτικής Ανάπτυξης Συλλογών” (Guidelines for the formulation of collection development policies). Στις οδηγίες αυτές προσδιοριζόταν για πρώτη φορά τα πέντε επίπεδα συλλογής του υλικού μιας βιβλιοθήκης τα οποία αποτελούν ακόμη και σήμερα τη βάση για την πιό διαδεδομένη μέθοδο ανάλυσης των συλλογών των βιβλιοθηκών, το Conspectus.

Η μέθοδος Conspectus μπορεί να εφαρμοστεί από όλες τις βιβλιοθήκες ανεξαρτήτως μεγέθους. Τα φύλλα εργασίας και το λογισμικό του Research Libraries Group (RLG) και του WLN Conspectus μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε κάθε περίπτωση ή να εναρμονιστούν με τις διάφορες τοπικές ανάγκες.

Οι θεματικές κατηγορίες που θα χρησιμοποιηθούν κατά την αξιολόγηση με τη μέθοδο Conspectus πρέπει να συμφωνούν με τις προτεινόμενες από το RLG ή το WLN.

Οι ενότητες που περιλαμβάνει το Conspectus του RLG για χρήση από τις ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες βασίζονται στο ταξινομικό σύστημα της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου και σχετίζονται με αυτές που χρησιμοποιούνται στο North American Title Count - NATC (βλ. Παράρτημα αυτού του Κεφαλαίου). Υπάρχει επίσης εφαρμογή του Conspectus που βασίζεται και στο Δεκαδικό Σύστημα Ταξινόμησης του Dewey.

Εφαρμογές του WLN Conspectus μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλα τα είδη βιβλιοθηκών (κολλεγιακών, δημόσιων και σχολικών). Τα φύλλα εργασίας του WLN Conspectus διατίθενται σε δύο επίπεδα εξειδίκευσης: α) το θεματικό επίπεδο που έχει περίπου 5.000 ενότητες (ενώ εκείνο του RLG έχει 8.139) και β) το επίπεδο κατηγορίας (καταλληλότερο για τις μικρότερες βιβλιοθήκες) που μετά βίας αγγίζει τις 500 κατηγορίες που χρησιμοποιεί το NATC. Το μοντέλο του WLN επιτρέπει τη χρήση θεματικών επιπέδων για κάποια κομμάτια της συλλογής και τη χρήση επιπέδων κατηγορίας για κάποια άλλα.

Σε κάθε θεματική κατηγορία (όπως αυτή προσδιορίζεται μέσω των ταξινομικών αριθμών και των θεματικών επικεφαλίδων) η βιβλιοθήκη περιγράφει:

• το επίπεδο συλλογής (collection level ή existing collection strength)
• το υφιστάμενο επίπεδο ενδιαφέροντος για προσκτήσεις υλικού αυτής της θεματικής κατηγορίας (acquisitions commitment ή current collecting intensity) και προεραιτικά,
• το μελλοντικό ή επιθυμητό επίπεδο προσκτήσεων υλικού αυτής της κατηγορίας (collection goal ή desired collecting intensity).

Οι γλώσσες του υλικού της συλλογής περιγράφονται με βάση σχετικούς κωδικούς.

Είναι δυνατό να συμπεριληφθούν και παρατηρήσεις για διάφορα θέματα που σχετίζονται με τη συλλογή όπως π.χ. χρονολογικές και γεωγραφικές παράμετροι, ιδιαίτερο ενδιαφέρον του ιδρύματος όπου ανήκει μια βιβλιοθήκη για τη συγκεκριμένη θεματική κατηγορία, καθώς και κριτήρια αποδοχής ή απόρριψης κάποιου υλικού στα πλαίσια της συγκεκριμένης θεματικής κατηγορίας.

Εφόσον είναι επιθυμητή μια λεπτομερέστερη ανάλυση της συλλογής, τα παραπάνω μπορούν να εφαρμοστούν συμπληρωματικά για κάθε είδος υλικού ξεχωριστά (π.χ. εφημερίδες, πληροφοριακή συλλογή, χάρτες, οπτικοακουστικό υλικό κλπ.).

Σημαντικό χαρακτηριστικό του Conspectus είναι η ευελιξία του. Κάθε βιβλιοθήκη μπορεί να διαμορφώσει ιδιαίτερους κωδικούς που θα καλύψουν τοπικές ανάγκες.

Οι κωδικοί αυτοί χρησιμοποιούνται για την περιγραφή του Επιπέδου Συλλογής (collection level ή existing collection strength), του Υφιστάμενου Επίπεδου Ενδιαφέροντος για Προσκτήσεις Υλικού (acquisitions commitment ή current collecting intensity) και του Μελλοντικoύ ή Επιθυμητού Επίπεδου Προσκτήσεων Υλικού (collection goal ή desired collecting intensity).

Οι κωδικοί συλλογής περιλαμβάνουν πέντε κατηγορίες, ορισμένες από τις οποίες διαιρούνται σε υποκατηγορίες για λεπτομερέστερη περιγραφή της συλλογής. Ιδιαίτερα στις περιπτώσεις συνεργατικής ανάπτυξης συλλογών, οι συμμετέχουσες βιβλιοθήκες θα πρέπει να ορίσουν εκ των προτέρων εάν θα χρησιμοποιηθούν μόνον οι πέντες γενικότερες κατηγορίες ή θα γίνει αναλυτική περιγραφή των συλλογών με χρήση και των υποκατηγοριών.

Οι κωδικοί συλλογής είναι:

Β. Κωδικοί Γλωσσών

Εκτός των παραπάνω, επιπλέον στοιχεία για τον τρόπο διαχείρισης και ανάπτυξης των συλλογών των περιοδικών στις ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες, για την αποκόμιση μιας όσο το δυνατόν πληρέστερης εικόνας τους, θα μπορούσαν να συγκεντρωθούν μέσω ερωτηματολογίου. Τέτοια στοιχεία είναι:

1. ΄Υπαρξη (και περιγραφή) κανονισμού ανάπτυξης της συλλογής περιοδικών της βιβλιοθήκης.
2. Δαπάνες για τις συνδρομές των περιοδικών.
3. Μετρήσεις χρήσης των περιοδικών (εσωτερική χρήση, δανεισμός, διαδανεισμός).
4. Αριθμός (και περιγραφή αρμοδιοτήτων) ατόμων υπευθύνων για τη διαχείριση ή/και ανάπτυξη της συλλογής των περιοδικών.
5. Αριθμός ατόμων για την υποστήριξη υπηρεσιών διαδανεισμού.
6. Υφιστάμενος εξοπλισμός για χρήση από τις υπηρεσίες διαδανεισμού.
7. Συμμετοχή σε άλλα συνεργατικά σχήματα.
8. Προπτυχιακά, μεταπτυχιακά και ερευνητικά προγράμματα του τμήματος ή του ιδρύματος όπου ανήκει η βιβλιοθήκη.
9. Αριθμός φοιτητών (προπτυχιακών και μεταπτυχιακών), μελών εκπαιδευτικού προσωπικού, υποψήφιων διδακτόρων και ερευνητών, κ.ά.

Τα παραπάνω στοιχεία εκτιμάται ότι θα βοηθήσουν για την επιλογή μιας βιβλιοθήκης ως κύρια υπεύθυνης για τη συλλογή υλικού σε μια ή περισσότερες θεματικές κατηγορίες.

Εφόσον καταγραφούν οι συλλογές περιοδικών των βιβλιοθηκών και ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες συλλογών, βιβλιοθηκών, θεματικών περιοχών που θα εντοπισθούν, εκτιμάται ότι είναι δυνατόν να προκύψει ανάγκη για διαφορετική προσέγγιση του τρόπου ανάθεσης των ευθυνών συλλογής σε κάποια ή κάποιες θεματικές κατηγορίες και να εφαρμοστεί είτε κεντρικό είτε αποκεντρωμένο μοντέλο ανάθεσης.

Οι υπεύθυνοι για τη διαχείριση και ανάπτυξη των περιοδικών των βιβλιοθηκών θα πρέπει να συναντηθούν, να εξετάσουν τα συγκεντρωθέντα στοιχεία και να κρίνουν κατά περίπτωση την καταλληλότερη μέθοδο κατανομής ευθυνών. Οι παραπάνω ενέργειες θα συντονίζονται από την κοινοπραξία.

Η ανάδοχος βιβλιοθήκη θα πρέπει να αναλάβει την ευθύνη ανάπτυξης, διαχείρισης και συντήρησης μιας συλλογής ικανής να καλύψει τις ανάγκες σε εθνικό επίπεδο. Με βάση την εμπειρία για τις εθνικές δυνατότητες χρηματοδότησης μιας τέτοιας συλλογής, εκτιμάται ότι δεν είναι δυνατόν η συλλογή αυτή να είναι εξαντλητική όσον αφορά την εκδοτική παραγωγή, θα πρέπει όμως να περιλαμβάνει ένα σύνολο τίτλων που θα θεωρείται ικανοποιητικό για την κάλυψη των επιστημονικών αναγκών της χώρας. Τον καθορισμό των τίτλων που θα περιληφθούν (άμεσα ή σταδιακά) σε αυτήν τη συλλογή θα αναλάβουν οι υπεύθυνοι συλλογών των ενδιαφερόμενων βιβλιοθηκών των ιδρυμάτων της χώρας. Η ανάδοχος βιβλιοθήκη θα πρέπει να δέχεται προτάσεις υλικού από τις υπόλοιπες ενδιαφερόμενες βιβλιοθήκες. Η επιλογή νέων τίτλων θα γίνεται σε συνεργασία με αυτές. Η ανάδοχος βιβλιοθήκη θα πρέπει να αναλάβει και την ευθύνη συντήρησης της συλλογής. Το συντονισμό όλων των παραπάνω ενεργειών θα έχουν οι αρμόδιες επιτροπές της κοινοπραξίας.

Προϋποθέσεις/κριτήρια για την ανάληψη μιας τέτοιας ευθύνης από μια και μόνο βιβλιοθήκη είναι:

1. Ανάπτυξη ταχύτατου συστήματος ανταπόκρισης στα αιτήματα διαδανεισμού.
1. ΄Υπαρξη απαραίτητου χώρου για την εγκατάσταση και αποθήκευση της συλλογής.
2. Ικανό αριθμητικά προσωπικό για την διαχείριση (προσκτήσεις, παρακολούθηση συνδρομών, καταλογογράφηση) της συλλογής.
3. Προσωπικό με τα απαραίτητα προσόντα (εμπειρία, γνώσεις, εξειδίκευση, γλωσσομάθεια κλπ.) για την υποστήριξη της συλλογής.
4. Ικανοποιητικά στελεχωμένο τμήμα δανεισμού που θα μπορεί να ανταπεξέλθει στον αυξημένο αριθμό αιτημάτων δανεισμού/διαδανεισμού.
5. Εξοπλισμός (φωτοτυπικά μηχανήματα, fax κλπ.) και δικτυακή υποδομή.

Επιπλέον κεντρική χρηματοδότηση της αναδόχου βιβλιοθήκης για την εφαρμογή του κεντρικού μοντέλου είναι απαραίτητη. Στο μοντέλο αυτό εξοικονόμηση πόρων (οικονομικών και ανθρώπινων) επιτυγχάνουν ουσιαστικά οι υπόλοιπες ενδιαφερόμενες βιβλιοθήκες οι οποίες έχουν πλέον την ευχέρεια να δώσουν έμφαση στην ανάπτυξη συλλογών σε άλλες θεματικές κατηγορίες περισσότερο απαραίτητες για τις ανάγκες τους και να απασχολήσουν διαφορετικά το προσωπικό τους ή να καλύψουν το κόστος των αυξημένων αιτημάτων διαδανεισμού για υλικό που δε διαθέτουν τοπικά.

Εφόσον οι παραπάνω προϋποθέσεις/κριτήρια δεν πληρούνται από καμία ενδιαφερόμενη βιβλιοθήκη και θεωρείται αναγκαία η ύπαρξη κεντρικής βιβλιοθήκης που θα αναλάβει τη συλλογή υλικού σε μια θεματική περιοχή, θα επιλεγεί μεταξύ των ενδιαφερομένων βιβλιοθηκών μια βιβλιοθήκη η οποία θα πρέπει να λάβει κεντρική χρηματοδότηση και για να ανταπεξέλθει στις αυξημένες υποχρεώσεις της.

Εφόσον μετά την καταγραφή των συλλογών περιοδικών των ελληνικών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών διαπιστωθεί από τους υπεύθυνους συλλογών των ενδιαφερόμενων βιβλιοθηκών, ότι για κάποια ή κάποιες θεματικές περιοχές δεν είναι θεμιτή η εφαρμογή του κεντρικού μοντέλου, είτε γιατί υπάρχουν δυνατές και αξιόλογες συλλογές σε περισσότερες από μια βιβλιοθήκες, είτε γιατί παρόμοια προγράμματα σπουδών προσφέρονται σε περισσότερα από ένα ιδρύματα, είτε γιατί καμία από τις ενδιαφερόμενες βιβλιοθήκες δεν μπορεί να ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις χώρου, προσωπικού κλπ. που συνεπάγεται το κεντρικό μοντέλο, είναι δυνατόν να εφαρμοστεί ένα αποκεντρωμένο μοντέλο για την ανάθεση ευθυνών ανάπτυξης συλλογών στη συγκεκριμένη θεματική κατηγορία.

Για την εφαρμογή του μοντέλου αυτού είναι αναγκαίος ο καθορισμός (π.χ. σύμφωνα με τη μέθοδο Conspectus) του βαθμού ενδιαφέροντος κάθε βιβλιοθήκης για κάθε υφιστάμενο ή προτεινόμενο τίτλο σε μια θεματική κατηγορία. Με τον τρόπο αυτό θα διαχωριστούν οι απαραίτητοι για κάθε βιβλιοθήκη τίτλοι για τους οποίους, άσχετα από τις τυχόν επικαλύψεις που θα διαπιστωθούν, δε θα επιχειρηθεί κατανομή μεταξύ των βιβλιοθηκών.

Σε περίπτωση που ένας τίτλος που θεωρείται απαραίτητος από μια βιβλιοθήκη είναι και μοναδικός σε εθνικό επίπεδο, η βιβλιοθήκη αναλαμβάνει κύρια ευθύνη για τον τίτλο αυτόν τον οποίο και “υιοθετεί” αυτομάτως.

Οι τίτλοι που δε θεωρούνται απαραίτητοι αλλά είναι μοναδικές συνδρομές σε εθνικό επίπεδο υιοθετούνται επίσης από τις βιβλιοθήκες που τους διαθέτουν.

Οι τίτλοι που δε θεωρούνται απαραίτητοι αλλά στους οποίους υπάρχουν περισσότερες από μια συνδρομές (από διαφορετικές βιβλιοθήκες) σε εθνικό επίπεδο, κατανέμονται μεταξύ των βιβλιοθηκών ύστερα από συμφωνία μεταξύ των υπευθύνων συλλογών των ενδιαφερόμενων βιβλιοθηκών και υιοθετούνται.

Το συντονισμό όλων των παραπάνω ενεργειών θα έχουν οι αρμόδιες επιτροπές της κοινοπραξίας.

Για την τελευταία περίπτωση τα κριτήρια ανάθεσης της υιοθέτησης ενόςτίτλου θα μπορούσαν να είναι:

1. Βαθμός ενδιαφέροντος της βιβλιοθήκης για το συγκεκριμένο τίτλο.
1. Πληρότητα και παλαιότητα (όσον αφορά στη χρονική αφετηρία) της συνδρομής.
2. Θεματικό/ά αντικείμενο/α ενδιαφέροντος της βιβλιοθήκης.
3. Οικονομικές δυνατότητες της βιβλιοθήκης.
4. Επίπεδο εξυπηρέτησης που προσφέρει η βιβλιοθήκη στα αιτήματα διαδανεισμού.

Με το μοντέλο αυτό υπάρχει πιθανότητα εξοικονόμησης πόρων κυρίως από την εξάλειψη επικαλύψεων σε υλικό μειωμένου ενδιαφέροντος. Μικρή πιθανότητα ανάγκης για κεντρική χρηματοδότηση μπορεί να παρουσιαστεί σε περίπτωση που εκ των πραγμάτων κάποια βιβλιοθήκη επιβαρύνεται με τη συλλογή μεγαλύτερου αριθμού υλικού.

Και στα δύο μοντέλα θα πρέπει να ερευνηθεί η αντικατάσταση της συνδρομής σε κάποιους τίτλους με τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτούς μέσω ανάλογων υπηρεσιών. Σ΄ αυτή την περίπτωση θα πρέπει επίσης να ερευνηθεί και η αναγκαιότητα κεντρικής διάθεσης (μέσω της κοινοπραξίας) στις βιβλιοθήκες υπηρεσιών τρέχουσας βιβλιογραφικής ενημέρωσης.

Κάθε προοπτική διακοπής της συνδρομής σε έναν τίτλο θα πρέπει να γίνεται αμέσως γνωστή στις ενδιαφερόμενες βιβλιοθήκες μέσω της κοινοπραξίας, ώστε να διευθετείται με τον καλύτερο τρόπο η δυνατότητα συνέχισής της από κάποια άλλη βιβλιοθήκη, ή η εγκατάλειψή της και καταφυγή στην πρόσβαση.

Κάθε βιβλιοθήκη θα πρέπει να ορίσει τα υπεύθυνα άτομα για την διαχείριση και ανάπτυξη των συλλογών της ανά θεματική κατηγορία. Η ύπαρξη τέτοιων ατόμων σε κάθε βιβλιοθηκη αποδεικνύεται τη διεθνή εμπειρία ως απαραίτητη για την ορθολογική ανάπτυξη των συλλογών της (κάθε μορφής υλικού) τόσο σε τοπικό επίπεδο, όσο και σε συνεργατικό. Σε περίπτωση που δεν υφίστανται τέτοια άτομα, κάθε βιβλιοθήκη θα πρέπει τουλάχιστον να ορίσει ένα άτομο για τη συνεργασία στην ανάπτυξη των συλλογών των περιοδικών.

Υψίστης σημασίας κρίνεται η στενή συνεργασία με τα μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού και τη διοίκηση των συμμετεχόντων ιδρυμάτων για να ενημερωθούν για τους λόγους για τους οποίους απαιτείται η ορθολογική ανάπτυξη των συλλογών των περιοδικών στις βιβλιοθήκες και για να διαγραφούν με τον αναλυτικότερο τρόπο οι ανάγκες (υφιστάμενες και μελλοντικές) σε επιστημονική πληροφόρηση κάθε ιδρύματος.

Με δεδομένη τη μεγαλύτερη ή μικρότερη έλλειψη πόρων στις ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες και την αναγκαιότητα ύπαρξης μιας ικανοποιητικής εθνικής συλλογής επιστημονικών περιοδικών, οι τυχόν εξοικονομούμενοι οικονομικοί πόροι προβλέπεται ότι θα διατεθούν για την κάλυψη ανεκπλήρωτων μέχρι στιγμής αναγκών. Κατά συνέπεια θα συνεχίσει να υφίσταται ανάγκη σταθερής ετήσιας αύξησης των χρηματοδοτήσεων για τις βιβλιοθήκες σε ποσοστό που να καλύπτει τις εκτιμούμενες ετήσιες αυξήσεις στις τιμές εκδοτών και τις διακυμάνσεις (συνήθως κατωφερείς) της συναλλαγματικής ισοτιμίας του ελληνικού νομίσματος σε σχέση με τα ξένα.

Θα πρέπει απο τη αρχή να προβλεφθεί χρηματοδότηση για το προσωπικό των βιβλιοθηκών-μελών που θα εργάζεται για την συνέχιση της συνεργασίας, μια και είναι δύσκολο να εκπληρώσεις έργο (project) με προσωπικό από εθελοντές που έχουν και υποχρεώσεις πλήρους απασχόλησης στην βιβλιοθήκη τους. Επίσης πρέπει να προβλεφθεί ότι τα πανεπιστήμια μέλη θα χρηματοδοτούν τις μετακινήσεις του προσωπικού που θα είναι απαραίτητες για την λειτουργία των επιτροπών.

Η πηγή και η παροχή της χρηματοδότησης επηρεάζει το είδος των ενεργειών και των δραστηριοτήτων που θα επιλεγούν. Ειναι δύσκολο να προγραμματίζει κανείς μακροπρόθεσμα έργα (projects) με χρηματοδότηση που δεν διαρκεί παρά για σύντομο διάστημα, ειδικά με χρήματα που προέρχονται απο επιχορηγίες, όπως ερευνητικά έργα. Οπως επίσης είναι δύσκολο να επιζήσουν μακροπρόθεσμα έργα (projects) αν η χρηματοδότηση είναι ένα συνεχές πρόβλημα.

Παρόλο που η έμφαση στα παρακάτω είναι να στηθεί ένα αποδεκτό (workable) συμφωνητικό μεταξύ των μελών , οι συμμετέχοντες στην διαδικασία θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους τα πιθανά μακροπρόθεσμα οφέλη απο τέτοιου είδους προγράμματα.. Στην πραγματικότητα τα οφέλη της συνεργασίας θα φανούν μετά απο αρκετά χρόνια (5-10) απο την αρχή της συνεργασίας.

Στο σχεδιασμό πρέπει να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω:

Η τελική συμφωνία θα πρέπει να περιλαμβάνει τις διαδικασίες του τρόπου λήψεως αποφάσεων έτσι ώστε να υπάρχει ισότης και να είναι αποδεκτή απο όλους τους συμμετέχοντες. Η συμφωνία θα πρέπει να είναι γραπτή και οι διοικήσεις των βιβλιοθηκών και των πανεπιστημίων θα πρέπει να δώσουν επίσημη έγκριση.

Στοιχεία που θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην συμφωνία.

Εφαρμογή της υπογραφείσας συμφωνίας.

• συναντήσεις, προσωπικές και με τηλεσυσκέψεις.
• ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
• Τηλεομοιοτυπία με ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα της μετάδοσης
• Δημόσιες σχέσεις, συμπεριλαμβανομένων και των τοπικών και εθνικών νομοθετικών και πολιτικών σωμάτων, και ατόμων σε θέσεις κλειδιά πέρα απο το συμμετέχοντα ιδρύματα.

Ενα προσχέδιο στρατηγικού σχεδιασμού για το συνεργατικό σχήμα των ακαδημαικών βιβλιοθηκών θα μπορούσε να είναι το παρακάτων

Καθώς οι ακαδημαικές βιβλιοθήκες ερευνούν πως θα εξυπηρετήσουν καλύτερα τις ανάγκες των φοιτητών, του προσωπικού, των μελών ΔΕΠ και άλλων χρηστών στον 21ο αιώνα, βλέπουν πρωτοφανείς ευκαιρίες να συνεργαστούν για να πετύχουν συλλογικά πολλά περισσότερα απο όσα θα μπορούσαν να καταφέρουν η καθεμιά μόνη της. Οι σημερινές συνθήκες στις ακαδημαικές βιβλιοθήκες δεν θα μπορούσαν να είναι καλύτερες. Τα ακαδημαικά ιδρύματα που υπηρετούν εχουν όλα τις ίδιους στόχους και προσπαθούν να πετύχουν ποιότητα στην διδασκαλία και στην έρευνα. Οι βιβλιοθήκες των πανεπιστημίων σαν σύνολο έχουν μεγάλο πλούτο συλλογών και προσωπικό που μπορεί να αξιοποιηθεί. Οι χρήστες αυτών των βιβλιοθηκών έχουν τις ίδιες ανάγκες για πηγές πληροφόρησης. Επίσης βρίσκονται σε μια στιγμή στην ιστορία τους που έχουν την ευκαιρία μέσα απο τις χρηματοδοτήσεις των ΕΠΕΑΚ να αναπτυχθούν ταχύτητα σε εξοπλισμό και συλλογές.

Η κάθε πανεπιστημιακή βιβλιοθήκη είναι μια ξεχωριστή ενότητα. Ο κύριος στόχος της συνεργασίας είναι να βοηθήσει την κάθε βιβλιοθήκη να αναπτύξει τις δυνατότητες της και να βελτιώσει τις αδυναμίες της.

Μέσα από τη συνεργασία να προάγουν τους στόχους της κάθε βιβλιοθήκης στην προσπάθεια της να στηρίξει την διδασκαλία, την έρευνα και τις υπηρεσίες της με:

• την δημιουργία –ατομικά και συλλογικά-νέων τρόπων κάλυψης των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών τους
• επεκτείνοντας και εμπλουτίζοντας τις πληροφοριακές πηγές και υπηρεσίες που παρέχονται σε κάθε πανεπιστήμιο δίνοντας ισότιμη πρόσβαση σε συμπληρωματικές πηγές σε όλο το συνεργατικό σχήμα.

και έτσι

. να βελτιώσουν τις συλλογές, τις πληροφοριακές πηγές και τις υπηρεσίες της κάθε μιας βιβλιοθήκης.

1) Να αναπτύξει με την τεχνολογία Web η διαδόχων συστημάτων ένα ολοκληρωμένο σύστημα με ενιαίο τρόπο πρόσβασης, αναζήτησης πληροφοριών, παραγγελίας, παράδοσης αντιγράφων απο εσωτερικές ή εξωτερικές ηλεκτρονικές πληροφοριακές πηγές.

1) Να χρησιμοποιεί την εξειδίκευση του προσωπικού συλλογικά, μέσω μηχανισμών που θα ενθαρύνουν, και διευκολύνουν την συνεργασία.

Να συγκεντρωθούν στοιχεία για τις ανάγκες των χρηστών.

1. Να εξετάσει τις ανάγκες των χρηστών για “seamles” interface.

2. Να εξετάζει τις προσδοκίες των χρηστών για το χρόνο παράδοσης του υλικού μέσω διαδανεισμού.

Τα παρακάτω αποτελούν ένα οδηγό για τις βιβλιοθήκες των ακαδημαικών ιδρυμάτων για την ανάπτυξη και την ανασκόπηση προτάσεων και για την διαπραγμάτευση συμβολαίων με διαθέτες πληροφοριακών πηγών σε ηλεκτρονική μορφή. Τα θέματα που προκύπτουν απο την ηλεκτρονική εποχή που διανύουμαι απαιτούν συζήτηση, πειραματισμούς, και συνεργασία με διαρκή βάση.

• Να καθιερωθεί μια αιτιολογία για την πρόσκτηση κάθε πηγής
• Να καλύπτει τις ανάγκες του διδακτικού προσωπικού και των χρηστών
• Να παρέχει πρόσβαση σε ηλεκτρονικές πηγές και να ενοποιε ίται μέσα στο πρόγραμμα της βιβλιοθήκης

• επιστημονικούς κλάδους
• διδασκαλία και ερευνητικές πηγές

• διαφορετικές ανάγκες του κάθε ιδρύματος

• αξιοπιστία της βάσης δεδομένων

• Σημαντικές οικονομίες
• Προσφέρουν οφέλη στον μεγαλύτερο αριθμό χρηστών
• Είναι διαθέσιμες άμεσα
• Εχουν εκτεταμένο περιεχόμενο
• Προσφέρουν αυξημένη λειτουργικότητα
• Προσφέρουν πρόσβαση σε απομακρυσμένους χρήστες
• Βελτιώνουν τη συλλογικότητα των πηγών
• Είναι εύκολες στην αρχειοθέτηση και στην αντικατάσταση

Η Κοινοπραξία των ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών θα πρέπει να είναι μία κεντρική Μονάδα η λειτουργία της οποίας θα βασίζεται στην αναγκαιότητα συμπόρευσης των ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών με σκοπό την αύξηση της δυνατότητας πρόσβασης στην παγκόσμια πληροφόρηση (σύμφωνα με τις δεδομένες οικονομικές συνθήκες) και την ορθολογικότερη ανακατονομή των κονδυλίων τους για το κοινό όφελος.

Στο σημείο αυτό αξίζει να σημειωθεί ότι μία τέτοια πρωτοβουλία, όπως η δημιουργία της Κοινοπραξίας, σύμφωνα με την διεθνή εμπειρία και πρακτική πολλών ετών θα έχει μακροπρόθεσμα ευεργετικά αποτελέσματα στον ελληνικό εκπ/κό χώρο.

Είναι αναμενόμενο ότι κατά τα πρώτα στάδια υλοποίησής της θα προκύψουν προβλήματα καθώς και θέματα τροποποίησης και αναπροσαρμογής της παρούσας πρότασης, καθώς η ελληνική πραγματικότητα διαφέρει από άλλων χωρών, όπου κάτι τέτοιο έχει επιτυχώς εφαρμοστεί, αλλά και γιατί η εκπαίδευση στη χώρα μας υφίσταται συχνά σημαντικές αλλαγές (π.χ Ανοιχτό Παν/μιο).

Σε οποιαδήποτε όμως περίπτωση δεν θα πρέπει να θεωρηθεί ότι απέτυχε ο θεσμός, αν δεν υπάρξουν εξ’ αρχής θεαματικά αποτελέσματα, καθώς χρειάζεται χρόνος τόσο για να φανούν τα οφέλη όσο και για να προσαρμοστούν πλήρως οι ελληνικές βιβλιοθήκες στη νέα κατάσταση και νοοτροπία.

Στην Κοινοπραξία θα μπορούν να είναι μέλη όλες οι ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες (ΑΕΙ-ΤΕΙ), οι οποίες θα αποδεχθούν τους όρους που θα τεθούν με τη μορφή ενός κεντρικού ή επιμέρους συμβολαίων.

Η Κοινοπραξία θα πρέπει να λειτουργεί:

Κάτω από το ίδιο σκεπτικό η Κοινοπραξία μπορεί να στεγαστεί σε κάποιο από τα εκπαιδευτικά ιδρύματα της χώρας ή και σε άλλο χώρο εκτός εκπαιδευτικών ιδρυμάτων.

Η Κοινοπραξία των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (Κ.Ε.Α.Β) θα λειτουργεί σαν ανεξάρτητη Υπηρεσία που θα ανήκει στο ΥπΕΠΘ.

Κατά συνέπεια απαιτείται η κεντρική κρατική χρηματοδότηση αυτής, ώστε να καλύπτει:

Η αρχική επένδυση που απαιτείται για την:

Η Κοινοπραξία θα μπορεί να έχει και άλλες πηγές εσόδων που θα προκύπτουν από παράλληλες δραστηριότητές της, όπως:

1. Εσοδα από παραγωγή και πώληση στατιστικών, και όχι μόνο, πληροφοριών, σε έντυπη ή/και ηλεκτρονική μορφή εντύπου, στο ευρύτερο κοινό
2. Εσοδα από διεξαγωγή στατιστικών, και όχι μόνο, μελετών, για λογαριασμό τρίτων,
3. Εσοδα από συμμετοχή της Κοινοπραξίας σε διάφορα ευρωπαϊκά προγράμματα κά

Επίσης, μία ακόμη από τις πηγές εσόδων της Κοινοπραξίας θα είναι και η ετήσια συνδρομή των βιβλιοθηκών-μελών, η οποία και θα καταβάλεται για την κάλυψη των διαφόρων αναγκών της Κοινοπραξίας (όπως π.χ την πρόσκληση ειδικών -experts- από το εξωτερικό) .

Η λειτουργία της Κοινοπραξίας θα πρέπει να είναι ανοιχτή και σε οποιαδήποτε (εκτός ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών) άλλη βιβλιοθήκη (ερευνητική, νοσοκομειακή, ιδιωτική, κά), που επιθυμεί να συμμετέχει, είτε στο σύνολο των διαδικασιών της Κοινοπραξίας, είτε σε μέρος αυτών.

Οι υποχρεώσεις και τα δικαιώματα αυτών των εξωτερικών βιβλιοθηκών θα ρυθμίζονται κατά περίπτωση.

Οι βιβλιοθήκες-μέλη της Κοινοπραξίας θα δεσμεύονται όπως ήδη αναφέρθηκε επίσημα, με την υπογραφή συμβολαίων, για τη συμμετοχή τους σε αυτή.

Παρόλα αυτά πρωταρχική σημασία έχει η ηθική δέσμευση, τόσο των βιβλιοθηκών-μελών όσο και των Ιδρυμάτων στα οποία αυτές ανήκουν, να τηρούν ορισμένες προϋποθέσεις οι οποίες είναι απαραίτητες για τη σωστή λειτουργία της Κοινοπραξίας και την επίτευξη των στόχων της.

Ορισμένες από αυτές είναι:

Γνωρίζοντας την κατάσταση των ελληνικών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών και τις διαφορετικές συνθήκες (ανομοιομορφία) που επικρατούν, για την οργάνωση και λειτουργία ενός τέτοιου θεσμού θα πρέπει να υπάρξει ένα προκαταρκτικό στάδιο προετοιμασίας των βιβλιοθηκών που θα συμμετέχουν στην Κοινοπραξία, και οργάνωσής τους κάτω από τα ίδια πρότυπα.

Οι υποχρεώσεις των βιβλιοθηκών-μελών, έτσι όπως αναφέρονται στη σχετική παράγραφο, μπορούν να υιοθετηθούν και σαν προκαταρκτικές ενέργειες που θα πρέπει να γίνουν (υποστήριξη συτήματος Διαδανεισμού, εκσυγχρονισμός υπάρχοντος εξοπλισμού και χρήση τεχνικών προτύπων, συλλογή στατιστικών στοιχείων, κά).

Αλλες απαραίτητες σχετικές ενέργειες είναι :

Η παρούσα έκθεση-πρόταση της Ομάδας Εργασίας στηρίχτηκε κυρίως στη διεθνή εμπειρία και πρακτική.

Η πολυπλοκότητα του αντικειμένου, το οποίο κλήθηκε να μελετήσει η εν λόγω Ομάδα, σε συνδυασμό με τη μεγάλη σπουδαιότητά του, οδήγησαν στην ανάγκη εφαρμογής όλων των παραπάνω, καταρχήν, με τη μορφή ενός πιλοτικού σχεδίου.

Τα αντίστοιχα διεθνή παραδείγματα μας καθοδήγησαν στα βήματα που πρέπει γενικά να ακολουθηθούν, ποιά λάθη θα πρέπει να αποφευχθούν, ποιές μορφές συνεργασίας ήταν εκείνες που προχώρησαν και ποιές στην πορεία τροποποιήθηκαν, γιατί αποδείχτηκαν μη εφαρμόσιμες.

Παρόλα αυτά, κρίνεται απαραίτητη η πειραματική εφαρμογή του θεσμού για να εξασφαλιστεί στο ακέραιο η βιωσιμότητά του, στην ελληνική πραγματικότητα.

Τα αποτελέσματα από την εφαρμογή αυτού του πιλοτικού σχεδίου, διάρκειας δύο ετών, θα καθορίσουν και την τελική μορφή με την οποία θα λειτουργήσει η Κοινοπραξία και βάσει της οποίας θα πρέπει να οργανωθούν οι υπόλοιπες ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες οι οποίες και θα συμμετέχουν.

Σύμφωνα με το πειραματικό αυτό στάδιο προτείνεται:

1. Η καταρχήν ίδρυση της Κοινοπραξίας όπως καθορίζεται παραπάνω (καθορισμός νομικής μορφής, χώρος στέγασης, πρόσληψη προσωπικού, έγκριση και παροχή κρατικής χρηματοδότησης, κλπ).
2. Επιλογή θεματικών περιοχών με τις οποίες θα ασχοληθεί η Κοινοπραξία (π.χ θεματικές περιοχές, των οποίων οι προσκτήσεις έχουν υψηλό κόστος), ο δε αριθμός τους να είναι περιορισμένος (π.χ 3 θεματικές περιοχές).
3. Στο πειραματικό αυτό στάδιο να συμμετέχουν Ιδρύματα τα οποία:

Στα πλαίσια της οργάνωσης και λειτουργίας της Κοινοπραξίας των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών κρίνεται απαραίτητη και η οργάνωση μιας επιμέρους υπηρεσίας που θα ονομάζεται Μονάδα Δικτύου και Στατιστικής Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών.

Σκοπός της υπηρεσίας αυτής θα είναι η ανάλυση, επεξεργασία και διάδοση στατιστικών πληροφοριών σχετικά με τις ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες.

Για παράδειγμα:

Η Μονάδα Δικτύου και Στατιστικής Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών σκοπεύει να:

2. Να υποστηρίζει την επιμόρφωση των βιβλιοθηκονόμων ως προς τη γνώση και χρήση των στατιστικών με τη διενέργεια ειδικών σεμιναρίων.
3. Να αναλαμβάνει ή να βοηθά στην πρακτική εξάσκηση σπουδαστών βιβλιοθηκονομίας και να επιβλέπει εργασίες τους, των οποίων τα στοιχεία να μπορεί να δημοσιεύει όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο.
4. Να δημοσιεύει υπό μορφή εκδόσεων τα στοιχεία που θα συγκεντρώνει από τις στατιστικές της έρευνες και αναλύσεις και να τα διαθέτει προς πώληση σε Ελλάδα και εξωτερικό, με σκοπό την εξοικονόμηση πόρων.
5. Να συμμετέχει σε ερευνητικά προγράμματα και τυχόν χρηματοδοτούμενες έρευνες που αφορούν στο αντικείμενο ειδίκευσής της.

6. Να πραγματοποιεί για λογαριασμό τρίτων (από το Δημόσιο ή Ιδιωτικό τομέα) στατιστικές αναλύσεις που αφορούν στο αντικείμενό της.

7. Να προχωρήσει, όσο είναι εφικτό, στη συγκέντρωση στατιστικών στοιχείων για αντίστοιχες βιβλιοθήκες του εξωτερικού σε σύγκριση με τα ελληνικά δεδομένα.
8. Να επεκταθεί, μακροπρόθεσμα, (σύμφωνα και με μελλοντική επέκταση της Κοινοπραξίας) στο χώρο και άλλων βιβλιοθηκών που λειτουργούν στην Ελλάδα, εκτός των Ακαδημαϊκών, π.χ Ερευνητικών, Ιδιωτικών, κά, και να αναπτύξει σε τέτοιο βαθμό τη βάση δεδομένων της που να εξυπηρετεί όλο και μεγαλύτερο αριθμό αναγκών.

Για την επίτευξη των παραπάνω, η εν λόγω Μονάδα θα πρέπει:

1. Να συνεργάζεται, καταρχήν, με όλες τις ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες, από τις οποίες και θα συλλέγει στατιστικές πληροφορίες, τις οποίες στη συνέχεια θα επεξεργάζεται και θα αναλύει. Αυτό άλλωστε συμπεριλαμβάνεται στις γενικότερες υποχρεώσεις των βιβλιοθηκών-μελών της Κοινοπραξίας.

2. Να εντοπίζει τυχόν κενά στα στοιχεία που συγκεντρώνει, με σκοπό να συμβάλει στην κάλυψή τους..
3. Να έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιεί άλλες διαθέσιμες πηγές στατιστικής πληροφόρησης (π.χ Εθνική Στατιστική Υπηρεσία).
4. Να συνεργάζεται, όπου αυτό είναι δυνατό, με ιδιώτες ή οργανισμούς του εξωτερικού ως προς τη συλλογή χρήσιμων δεδομένων προς επεξεργασία.
5. Να εξασφαλίσει συνεργασία με αντίστοιχες Μονάδες του εξωτερικού, για την ανταλλαγή πληροφοριών που θα διευκολύνουν το σκοπό της.

Τέλος, μία από τις βασικότερες λειτουργίες της Μονάδας θα είναι η συλλογή, επεξεργασία και ανάλυση στατιστικών στοιχείων για τη διευκόλυνση του έργου των Ομάδων Εργασίας και της Εκτελεστικής Επιτροπής της Κοινοπραξίας, στη λήψη αποφάσεων που αφορούν την ανάπτυξη και αξιολόγηση υλικού των συλλογών περιοδικών, τις προσκτήσεις υλικού, άδειες πρόσβασης, κά